Präsentation mit PowerPoint: Tipps und Tricks

By | März 28, 2016

Es gibt viele Tipps und Strategien um eine gute Präsentation zu erstellen, die für jedes Präsentationsprogramm gelten, z.B.

In diesem Artikel gebe ich dir Hinweise, die besonders für PowerPoint gelten. Einfach weil man mit dem Programm schnell in bestimmte Fallen hineinläuft.

Vorbereitung

  • Computer wegstellen. Normalerweise würdest du zuerst PowerPoint starten, wenn du deine Präsentation vorbereitest. Tu das nicht. Eine Präsentation zu planen ist ein kreativer Prozess. Und der wird eingeschränkt, wenn du gleich alles in PowerPoint gestalten willst, was dir in den Sinn kommt. Einfach weil manche Dinge sich nicht so schnell in dem Programm umsetzen lassen und du solche Ideen dann eher nicht verwirklichst (obwohl sie vielleicht super sind).
  • Überlege dir deine Kernaussage. Stell dir vor, du dürftest deinen Zuhörern nur einen einzigen Satz sagen. Was wäre der? Den musst du dir überlegen, bevor du die allererste Folie gestaltest. Denk darüber ruhig eine Weile nach und mache erst weiter, wenn deine Kernaussage kurz, knackig und prägnant ist. Fast wie ein Werbeslogan.
  • Story entwickeln. Ein guter Vortrag ist wie eine kleine Geschichte. Überlege dir, wie deine Geschichte aussehen soll. Überleg dir dabei grob, was auf deinen Folien drauf stehen soll, und mach dabei skizzen für deine Bilder. Das kannst du zwar theoretisch gleich in PowerPoint machen, aber du wirst in deiner Kreativität weniger eingeschränkt, wenn du das auf einem Zettel oder einem Whiteboard machst. Außerdem ist es dort viel leichter Skizzen zu zeichnen. Auch sehr hilfreich sind kleine Haftnotizzettel, einen pro Folie. Die kannst du dann leicht umgruppieren, wenn du mit der Reihenfolge der Folien nicht zufrieden bist.

Vortrag planen mit Post-Its

  • PowerPoint starten. Erst jetzt startest du PowerPoint und setzt deine Story in wirkliche Folien um.

Folien gestalten

Es gibt viele generelle Dinge, die du beim Gestalten deiner Folien beachten solltest, unabhängig von deinem Präsentationsprogramm. Darüber hinaus findest du hier Tipps, die speziell PowerPoint betreffen.

  • Folienlayouts ohne viel Text. PowerPoint bietet dir verschiedene fertige Layouts an, wie zum Beispiel diese hier:

Folienlayouts

Die meisten haben sehr große Bereiche für Text. Die Gefahr ist dadurch sehr sehr groß, dass du viel zu viel Text auf deine Folien schreibst, einfach weil das im Layout so vorgesehen ist. Ich selber benutze bei den meisten meiner Folien als Layout entweder eine komplett leere Seite oder nur die Folienüberschrift. Den Rest der Folien gestalte ich dann, wie ich es für die jeweilige Präsentation brauche.

  • Wähle Foliendesign mit wenig Dekorationen. Viele Foliendesigns sind sehr aufwändig gestaltet mit vielen Designelementen, zum Beispiel diese hier:
Überladendes FoliendesignÜberladendes Foliendesign

Verwende ein möglichst schlichtes Design. Grund: Deine Zuhörer sollen sich auf dich und deinen Vortrag konzentrieren und nicht durch dein Foliendesign abgelenkt werden.

Egal wie hübsch dein Foliendesign auch sein mag: Was du zu sagen hast, ist viel viel wichtiger als das Design.

  • Viele Bilder. In PowerPoint kannst du in sehr kurzer Zeit sehr viel Text auf deine Folien schreiben. Anders herum dauert es viel länger, Folien mit vielen Bildern zu gestalten, wie zum Beispiel mit Fotos, Cliparts, oder selbst gezeichneten Skizzen. Nimm dir die Zeit. Text kannst du beim Präsentieren sagen, dafür brauchst du deine Folien nicht (außer ein paar wenigen, ganz wichtigen Stichworten). Deine Folien sind dazu da, deinen Vortrag zu unterstützen und dafür eignen sich Bilder und Visualisierungen ganz ausgezeichnet.
  • Wenige Bulletpoints. Aufzählungen mit Bulletpoints sind der Klassiker bei PowerPoint. Verzichte darauf so weit wie möglich. Schreibe auch insbesondere keine halben Sätze in Stichworten auf deine Folien. Allerhöchstens einzelne Worte, ca. 3-4 pro Folie. Und dafür brauchst du keine Aufzählungen.
  • Folientitel lieber weglassen. So ziemlich alle vorgefertigten Folienlayouts haben ein Feld für den Titel deiner Folie. Tipp: wenn es geht weglassen. Das Thema deiner Folie sollte durch das klar sein, was du erzählst.
  • Sparsame Masterfolie. Theoretisch kannst du auf deine Masterfolie ganz viel schreiben, den Titel deiner Präsentation, den Ort, an dem sie gehalten wird, deinen Namen, das aktuelle Datum, das Logo von deiner Firma etc. Diese Informationen erscheinen dann auf jeder Folie deines Vortrags. Verwende hier so wenig wie möglich. Jede zusätzliche Information auf einer Folie nimmt dir etwas Aufmerksamkeit deiner Zuhörer weg. Und schließlich sollen deine Folien ja noch mehr enthalten als nur das, was auf der Masterfolie steht.
  • Animationen gezielt und sparsam einsetzen. In PowerPoint kannst du die wildesten Animationen einsetzen: Text, der Buchstabe für Buchstabe erscheint, Bilder, die von der Seite hereinfliegen oder Pfeile, die größer werden, rotieren und dabei noch die Farbe ändern. Tipp: Mach das nur, wenn deine Zuhörer dich dadurch besser verstehen und auf keine Fall nur des Effektes willen. Zwar sehen viele Effekte sehr hübsch aus, allerdings lenken sie dein Publikums auch ab. Bei deinem Vortrag sollst du im Mittelpunkt stehen und nicht deine Folien.
  • Folien auf Beamer überprüfen. Falls dein Vortrag sehr wichtig sein sollte, schau dir vorher einmal an, wie deine Folien auf dem Beamer aussehen. Manchmal sieht es z.B. auf dem Bildschirm so aus, als wären zwei Objekte direkt nebeneinander, aber auf dem Bild auf der Beamerleinwand siehst du dann noch einen kleinen Abstand zwischen ihnen.

Beim Vortragen

Auch hier gibt es sehr viele generelle Tipps, wenn du deine Präsentation hältst, die ganz unabhängig von PowerPoint sind. Hier ein paar Hinweise speziell zu Vorträgen mit PowerPoint.

  • Nur auf deinem eigenen Laptop zeigen. Theoretisch kannst du deine PowerPoint-Datei auf einen USB-Stick kopieren und dann auf einen anderen Rechner übertragen, mit dem du dann präsentierst (zum Beispiel von dem deines Vorredners). Mach das nur im allerhöchsten Notfall. Auf anderen Rechnern weißt du nicht, ob wirklich genau dieselbe PowerPoint-Version installiert ist wie bei dir, ob alle deine Schriften installiert sind, alle Plugins vorhanden sind etc. Es kann ganz leicht passieren, dass deine Folien dann falsch dargestellt werden, Teile fehlen oder an einer anderen Stelle sind. Was leider auch meistens schief geht: eine PowerPoint-Datei mit einer frei verfügbaren Präsentationssoftware öffnen wie z.B. LibreOffice Impress (siehe Beispiel unten).
richtige FolieLibreOffice falsch dargestellt

Sorg außerdem dafür, dass du immer alle Adapter dabei hast, die du brauchst, um deinen Laptop an den Beamer anzuschließen.

Taste B

  • B“-Taste. Wenn du während der Präsentation auf die „B“-Taste drückst, wird dein Bildschirm schwarz („B“ steht für „black“). Das ist nützlich, wenn du etwas erzählen willst, was mit deiner aktuellen Folie nicht zusammenhängt. Denn dann ist die Aufmerksamkeit deines Publikums auf dich konzentriert und deine Zuhörer wundern sich nicht, was deine Folie mit dem zu tun haben soll, was du sagst. Übrigens: Wenn du auf „W“ drückst, wird dein Bildschirm komplett weiß.
  • Erst Präsentation starten, dann Computer an Beamer anschließen. Ansonsten sieht dein Publikum deinen ganzen Desktop, sämtliche Dateien, die dort eventuell liegen, deinen Bildschirmhintergrund (vielleicht mit deinen Familienfotos), etc. Das lenkt die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer ab. Außerdem können deine Zuschauer einige Folien schon klein am linken Rand in der Vorschau sehen und das kann dir deinen Überraschungseffekt verderben. Deswegen: Starte zuerst PowerPoint im Vollbildmodus und idealerweise auch gleich noch die Präsentation und schließe deinen PC dann erst an den Beamer an.
  • Referentenansicht. Wenn du in der Referentenansicht deine Präsentation in PowerPoint ablaufen lässt, siehst du auf dem Beamer deine Folie und auf deinem Laptop-Bildschirm die aktuelle Folie, die nächste Folie, die bisher abgelaufene Zeit und deine Notizen zur aktuellen Folie. Deine Notizen sind insbesondere dann nützlich, wenn auf deiner Folien nicht alles in Stichworten steht, was du sagen wirst (und das sollte auch so sein!).

Referentenansicht

Kleine PowerPoint-Kniffe

  • Format übernehmenFormat übertragen. Es kann ziemlich mühselig sein, einem grafischen Objekt die richtige Füllfarbe, Randfarbe, Strichdicke etc. zuzuweisen. Oft hat man mehrere Objekte, bei denen diese Eigenschaften gleich sein sollen. Gestalte einfach eins deiner Objekte so, wie du alle haben willst. Dann mache einen Doppelklick auf „Format übertragen“ ("Format Painter" in der englischen Version) und klicke dann alle anderen Objekte an.
  • Animation übertragen. Dasselbe funktioniert mit Animationen. Hier klickst du auf „Animation übertragen“ und klickst dann die anderen Objekte an.
  • Folie verstecken. Stell dir vor, du hast viel Zeit in eine Folie investiert, aber nun stellst du fest, dass du sie in deiner Präsentation doch nicht brauchen kannst. Aber vielleicht in einem späteren Vortrag. Dann musst du sie nicht löschen. Du kannst sie einfach deaktivieren. Klicke hierfür mit der rechten Maustaste auf die Folie und klicke auf „Folie verstecken“. Dann bleibt die Folie in deinem Dokument, wird aber nicht angezeigt während deiner Präsentation.
  • Foliendesign ändern. Theoretisch kannst du einen fertigen Foliensatz nehmen und mit einem Klick ein anderes Foliendesign einstellen. Gehe dann aber jede Folie durch und schaue, ob sie immer noch gut aussieht. Grund: jedes Foliendesign stellt einige, aber nicht alle Farben und Schriftarten um. Außerdem stellen nicht alle Foliendesigns gleich viel Platz zur Verfügung. Hier siehst du ein Beispiel, was dabei passieren kann (links die Originalfolie, rechts die Folie mit neuem Design):
Originalfoliegeändertes Design
  • Bilder und Musik in PowerPoint schneiden. In PowerPoint kannst du natürlich Bilder, aber auch MP3-Dateien einbinden. Häufig willst du das Bild noch zurechtschneiden (weil du z.B. nur einen Ausschnitt benötigst) oder du willst die MP3-Datei erst ab einer bestimmten Stelle abspielen. Beides kannst du direkt in PowerPoint selbst erledigen, ohne zusätzliche Programme. Zum Schneiden von Bildern klicke auf das Werkzeug „Crop“ und schneide das Bild dann zurecht:
crop-0
crop-2crop-3

Bei Sounds und Musikdateien klickst du rechts auf das Icon, das die Datei symbolisiert, wähle dann "Trim" und stelle den Start- und Zielzeitpunkt ein.

Audiodatei anpassenAudiodatei anpassen
  • SVG-Dateien einbinden. Es gibt viele frei verfügbare Cliparts im SVG-Format, zum Beispiel von openclipart.org. Solche Cliparts kann PowerPoint von Hause aus nicht direkt einbinden. Lösung: Clipart ins EMF-Format umwandeln (z.B. via cloudconvert) und die .EMF-Datei dann in PowerPoint einfügen. Die eingefügte Grafik kann auch noch in PowerPoint nachbearbeitet werden (z.B. Farben und Strichdicken ändern).

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.